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Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten · Hinweise

BfAA: So vermeiden Sie, dass Ihr Dokument zurückkommt

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA, früher Bundesverwaltungsamt) erteilt die Endbeglaubigung vor der Legalisierung und die Apostille für Urkunden von Bundesbehörden. Viele Ablehnungen entstehen schon, wenn das Dokument erstellt wird – beim Notar, beim Übersetzer oder beim Amt. Und seit Juli 2025 kostet auch eine Urkunde, die das BfAA nicht beglaubigen kann, eine Gebühr.

Individuelles Angebot anfragen Hinweise nach Dokumentart

Bitte senden Sie uns noch keine Originalunterlagen. Fragen Sie zuerst an: Sie erhalten ein Angebot mit Unterlagenliste, Preis und voraussichtlicher Bearbeitungszeit und entscheiden danach in Ruhe.

Bevor Sie zum Notar oder Übersetzer gehen

Die richtige Form entscheidet sich am Anfang:

  • Welche Stelle Ihr Dokument vorbeglaubigen muss
  • Ob eine Kopie, eine Abschrift oder nur das Original geht
  • Wie eine Übersetzung mit der Urkunde verbunden sein muss

Nennen Sie uns Dokument und Zielland – im Angebot steht, welche Form Ihr Dokument braucht.

  • Seit 2005 in Berlin
  • Angebot vor Auftrag – Sie entscheiden
  • Anfrage kostenlos und unverbindlich

Kurz erklärt

Was das BfAA prüft – und was nicht

Das BfAA bestätigt die Echtheit von Unterschrift und Siegel der Stelle, die Ihr Dokument zuvor vorbeglaubigt hat. Ist diese Kette nicht lückenlos, lehnt es ab.

Die richtige Vorbeglaubigung

Das Landgericht für gerichtliche und notarielle Urkunden und für Übersetzungen vereidigter Übersetzer, die Landesbehörde für Urkunden von Standesämtern, Schulen und Behörden, die Bundesbehörde für ihre eigenen Urkunden, die IHK nur für Handelspapiere.

Eine eindeutige Kette

Aus Dokument und Vermerk muss zweifelsfrei hervorgehen, was beglaubigt ist: welche Unterschrift, welches Dokument, welche Anlagen.

Keine Prüfung des Inhalts

Ob der Inhalt stimmt oder ob die Stelle im Ausland das Dokument akzeptiert, prüft das BfAA nicht. Die Anforderungen der Botschaften gehen oft weiter – und unterscheiden sich von Land zu Land.

Diese Hinweise fassen öffentliche Angaben des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten, der Industrie- und Handelskammern, eine Gerichtsentscheidung und unsere Erfahrung zusammen (Stand 1. Oktober 2026). Sie sind nicht abschließend und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind allein die jeweils aktuellen Vorgaben des BfAA und der Stellen, die Ihr Dokument ausstellen und vorbeglaubigen.

Hinweise nach Dokumentart

Worauf es bei Ihrem Dokument ankommt

Notarielle Urkunden und Vollmachten

  • Der Zusammenhang zwischen der Unterschrift des Notars und dem Dokument muss zweifelsfrei erkennbar sein.
  • Angefügte Dokumente müssen im Vermerk des Notars benannt oder als Anlage bezeichnet sein.
  • Unterschreiben mehrere Personen, muss der Vermerk jede Unterschrift erfassen – die Zahl der Unterschriften und der Vermerk müssen zusammenpassen.
  • Notarielle Abschriften beglaubigt das BfAA nicht.
  • Danach folgt die Vorbeglaubigung beim zuständigen Landgericht.

Grundlage: Hinweise des BfAA und unsere Praxis

Handelsregisterauszug

  • Eine einfache Kopie oder ein einfacher Ausdruck genügt nicht.
  • Lässt ein Notar den Ausdruck beglaubigen, muss aus seinem Vermerk hervorgehen, woher der Ausdruck stammt.
  • Reichen Sie den Ausdruck vollständig ein, mit Deckblatt.
  • Eine notarielle Abschrift ist nicht die richtige Form.
  • Gerichtliche und notarielle Registerauszüge werden beim Landgericht vorbeglaubigt.

Grundlage: Hinweise des BfAA und unsere Praxis · Registerauszug über uns bestellen

Übersetzungen

  • Nur Übersetzungen in eine fremde Sprache – Übersetzungen ins Deutsche endbeglaubigt das BfAA nicht.
  • Die Vorlage muss schon vorbeglaubigt sein, bevor übersetzt wird – und die Vorbeglaubigung wird mitübersetzt.
  • Vorlage und Übersetzung verbindet der Übersetzer untrennbar miteinander.
  • Die Unterschrift des Übersetzers wird beim zuständigen Landgericht vorbeglaubigt.
  • Ist eine Übersetzung fest mit einer anderen Urkunde verbunden, braucht sie selbst die nötige Vorbeglaubigung – das Verwaltungsgericht Köln hat eine Ablehnung in diesem Fall bestätigt (Urteil vom 13.09.2024, 10 K 1338/21).

Grundlage: Hinweise des BfAA, VG Köln · Übersetzung über uns

Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden

  • Standesamtliche Urkunden nur im Original – eine Kopie oder notarielle Abschrift lehnt das BfAA ab.
  • Bestellen Sie beim Standesamt eine neu ausgestellte Urkunde, wenn Ihr Original im Inland bleiben soll.
  • Die Vorbeglaubigung erteilt die zuständige Landesbehörde.

Grundlage: Hinweise des BfAA

Zeugnisse und Diplome

  • Kopien und Zweitschriften nur von der Schule oder Hochschule anfertigen lassen, die das Zeugnis ausgestellt hat – nicht selbst kopieren.
  • Danach folgt die Vorbeglaubigung durch die zuständige Landesbehörde.
  • Bei privaten Bildungseinrichtungen ist eine notarielle Abschrift zulässig.
  • Zeugnisse aus der DDR und von Deutschen Schulen im Ausland haben eigene Stellen für die Vorbeglaubigung.

Grundlage: Hinweise des BfAA

Ursprungszeugnis, Handelsrechnung und andere IHK-Dokumente

  • Die IHK beglaubigt nur Handelspapiere vor.
  • Elektronisch bescheinigte und selbst ausgedruckte Dokumente kann das BfAA derzeit nicht endbeglaubigen – nötig ist eine handschriftliche Unterschrift. Lassen Sie sich für das Ausland ein Papierdokument ausstellen.

Grundlage: Hinweise der IHK

Führungszeugnis und andere Bundesurkunden

  • Urkunden von Bundesbehörden werden von der ausstellenden Bundesbehörde vorbeglaubigt.
  • Für das Führungszeugnis gilt eine feste Reihenfolge: zuerst der Antrag beim BfAA, dann das Führungszeugnis beim Bundesamt für Justiz mit der Antragsnummer des BfAA. Wer das Führungszeugnis zuerst bestellt, verliert Zeit.

Grundlage: Hinweise des BfAA

Diese Hinweise fassen öffentliche Angaben des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten, der Industrie- und Handelskammern, eine Gerichtsentscheidung und unsere Erfahrung zusammen (Stand 1. Oktober 2026). Sie sind nicht abschließend und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind allein die jeweils aktuellen Vorgaben des BfAA und der Stellen, die Ihr Dokument ausstellen und vorbeglaubigen.

Häufige Irrtümer

Was oft über das BfAA erzählt wird

  • „Die Urkunde darf nicht älter als sechs Monate sein.“Eine solche allgemeine Regel des BfAA kennen wir nicht. Manche Botschaften und Empfänger im Ausland verlangen aber aktuelle Dokumente – das klären wir für Ihr Zielland.
  • „Jede Seite braucht ein Dienstsiegel.“Das BfAA prüft Unterschrift und Siegel der Stelle, die vorbeglaubigt hat – nicht ein Siegel auf jeder Seite.
  • „Beschädigte Urkunden lehnt das BfAA ab.“Solche Vorgaben stellen eher Botschaften und Konsulate. Ihre Anforderungen gehen oft weiter als die des BfAA.
  • „Die angeheftete Übersetzung wird nicht mitgeprüft.“Ist sie fest mit der Urkunde verbunden, gehört sie dazu – und braucht selbst die richtige Vorbeglaubigung.

Zielländer

Für diese Länder ist das BfAA ein Schritt

Wählen Sie Ihr Zielland – auf der Länderseite sehen Sie den ganzen Weg und fragen direkt an.

Endbeglaubigung vor der Legalisierung (76 Länder)

Danach folgt die Beglaubigung durch die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes.

Apostille für Urkunden von Bundesbehörden (103 Länder)

Zum Beispiel für das Führungszeugnis. Urkunden der Länder, Gerichte und Notare erhalten die Apostille bei anderen Stellen.

Unsere Leistung

Was wir für Sie übernehmen

Die richtige Form von Anfang an

Wir sagen Ihnen vor dem Notar- oder Übersetzertermin, welche Form Ihr Dokument für Ihr Zielland braucht.

Alle Stationen aus einer Hand

Vorbeglaubigung, BfAA, Botschaft oder Konsulat – wir reichen ein, verfolgen den Stand und holen die fertigen Dokumente ab.

Ein Angebot vor dem ersten Schritt

Sie erfahren vorher, welche Unterlagen nötig sind, was es kostet und wie lange es voraussichtlich dauert.

So läuft eine Anfrage

Vom ersten Kontakt zum schriftlichen Angebot

Eine Anfrage kostet Sie nichts und verpflichtet Sie zu nichts. Unterlagen brauchen wir dafür noch nicht.

  1. Sie fragen an

    Zielland, Dokumentart, Anzahl und was Sie schon wissen – per E-Mail. So haben Sie unsere Antwort schriftlich. Dokumente müssen Sie dafür nicht mitschicken.

  2. Wir prüfen Ihren Fall

    Wir sehen nach, welcher Weg für Ihr Zielland und Ihre Dokumentart gilt – von dem Zustand, in dem Sie uns das Dokument schicken, bis zur Apostille oder Legalisierung. Wenn uns etwas fehlt, fragen wir nach.

  3. Sie erhalten ein Angebot

    Mit den benötigten Unterlagen, den Leistungen, dem Preis und der voraussichtlichen Bearbeitungszeit für genau Ihren Fall.

  4. Sie entscheiden

    Was möchten Sie selbst erledigen, was uns übertragen? Sie können das Angebot auch nicht annehmen – ohne Begründung, ohne Kosten.

  5. Erst dann beginnt die Bearbeitung

    Mit dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Auftragsformular erteilen Sie uns den Auftrag – erst ab dann entstehen Kosten. Sie senden uns die Unterlagen, wir erledigen das Übertragene, melden uns bei Rückfragen und senden Ihnen alles zurück.

Bitte senden Sie uns keine Originalunterlagen, bevor Sie ein Angebot von uns erhalten und angenommen haben. So wissen Sie vorher, was gebraucht wird, was es kostet und wie lange es dauert – und Ihre Urkunden bleiben bis dahin bei Ihnen.

Das steht in Ihrem Angebot

Damit Sie entscheiden können, statt zu vertrauen:

  • Welche Unterlagen für Ihren Fall tatsächlich benötigt werden
  • Welche Schritte Sie selbst erledigen müssen
  • Welche Leistungen wir für Sie übernehmen können
  • Welcher Preis für genau diese Leistungen gilt
  • Welche Bearbeitungszeit voraussichtlich zu erwarten ist
  • Welche weiteren Bedingungen für Ihren Fall gelten

Ihre Anfrage ist noch kein Auftrag – und unser Angebot verpflichtet Sie zu nichts.

Kosten

Woraus sich Ihr Preis ergibt

Der Aufwand unterscheidet sich von Fall zu Fall. Deshalb finden Sie hier keine pauschale Zahl, sondern die Punkte, aus denen sich Ihr Preis zusammensetzt.

Die Leistungen, die Sie uns übertragen
Je mehr Schritte Sie selbst erledigen, desto kleiner ist unser Anteil.
Gebühren der beteiligten Stellen
Sie fallen unabhängig davon an, wer den Weg geht, und unterscheiden sich je nach Zielland und Dokument. Wir legen sie aus und weisen sie gesondert aus.
Art und Anzahl Ihrer Dokumente
Nennen Sie uns, wie viele und welche Dokumente bearbeitet werden sollen – wir rechnen den Preis für den gesamten Auftrag.
Erforderliche Zusatzarbeiten
Zum Beispiel eine Übersetzung oder die Beschaffung einer fehlenden Ausfertigung – nur, wenn Ihr Fall sie braucht.
Versand und Rücksendung
Je nach Versandart und Zielort.
Eilbearbeitung
Nur wenn Sie sie wünschen und sie für Ihren Fall möglich ist.

Den Preis für Ihren Fall nennen wir Ihnen schriftlich im individuellen Angebot – für genau die Leistungen, die dort stehen. Eine einzelne Zahl auf einer Website kann Ihren Fall nicht abbilden; sie würde Ihnen eine Sicherheit vorspiegeln, die sie nicht hat. Deshalb steht hier keine.

Ihre Anfrage

Individuelles Angebot anfragen

Je genauer Ihre Angaben, desto konkreter unser Angebot. Alle Felder sind freiwillig – was Sie nicht wissen, lassen Sie einfach offen. Sie schicken die Anfrage aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm ab.

Ihre Dokumente

Ein Dokument je Zeile, z. B. „Handelsregisterauszug“ und „Übersetzung des Handelsregisterauszugs“. Was Sie nicht genau wissen, beschreiben Sie einfach.

Dokument 1
Wird eine Übersetzung gebraucht?

Alle Angaben sind freiwillig. Bitte hängen Sie noch keine Dokumente an und senden Sie noch keine Originale – für die Anfrage genügen Ihre Angaben.

Individuelles Angebot per E-Mail anfragen

Beim Klick öffnet sich Ihr E-Mail-Programm mit dem vorbereiteten Text. Diese Seite überträgt und speichert nichts und lädt keine externen Inhalte. Ihre Anfrage ist noch kein Auftrag.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Kostet es etwas, wenn das BfAA mein Dokument ablehnt?

Ja. Seit dem 1. Juli 2025 berechnet das BfAA auch für Urkunden, die es nicht beglaubigen kann, eine Gebühr – so hoch wie für eine erteilte Endbeglaubigung. Deshalb lohnt es sich, die Form vorher zu klären.

Prüfen Sie mein Dokument, bevor es zum BfAA geht?

In unserem Angebot sagen wir Ihnen, welche Form und welche Schritte Ihr Dokument für Ihr Zielland braucht. Ob es beglaubigt wird, entscheidet allein das BfAA.

Ist das Bundesverwaltungsamt noch für die Endbeglaubigung zuständig?

Nein. Die Endbeglaubigung deutscher Urkunden hat seit dem 1. Januar 2023 das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg an der Havel übernommen.

Mein Führungszeugnis soll ins Ausland. Ist das BfAA zuständig?

Ja – je nach Zielland mit Apostille oder mit Endbeglaubigung und anschließender Legalisierung. Welcher Weg gilt, sagen wir Ihnen im Angebot.

Soll ich meine Unterlagen gleich mitschicken?

Bitte noch nicht. Für eine Anfrage genügen Ihre Angaben. Wir prüfen Ihren Fall und senden Ihnen ein Angebot; erst wenn Sie es annehmen, senden Sie uns die Unterlagen. So vermeiden Sie unnötige Wege, unnötige Kosten und die Sorge, dass Ihre Urkunde irgendwo liegt, während noch etwas geklärt wird.

Was kostet das?

Das hängt von den Leistungen ab, die Sie uns übertragen, von Ihrem Zielland und von Ihrem Dokument – deshalb nennen wir keinen pauschalen Preis. Den Preis für die im Angebot genannten Leistungen erhalten Sie schriftlich, bevor Sie sich entscheiden.

Wie lange dauert es?

Das hängt vom Zielland, von der Dokumentart und von den beteiligten Stellen ab. In Ihrem Angebot nennen wir die voraussichtliche Bearbeitungszeit. Wenn Sie einen Termin haben, sagen Sie ihn uns – dann sagen wir Ihnen, was möglich ist.

Ist meine Anfrage schon ein Auftrag?

Nein. Eine Anfrage ist eine Anfrage – sie kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts. Ein Auftrag entsteht erst mit Ihrem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Auftragsformular – erst ab dann entstehen Kosten.

Was passiert mit meinen Angaben?

Diese Seite überträgt und speichert nichts: Ihre Angaben werden nur in eine E-Mail eingetragen, die Sie selbst absenden. Bitte hängen Sie noch keine Dokumente an – für die Anfrage brauchen wir keine.

Ihr Ansprechpartner in Berlin

Erfahrung mit Behörden und Auslandsvertretungen – seit 2005

Botschaften-Service kümmert sich um Dokumente, die im Ausland gelten müssen – mit Apostille oder Legalisierung, dazu Übersetzungen und Visa, für Unternehmen wie für Privatpersonen. Wir halten die Bestimmungen für rund 200 Länder bereit und übernehmen den Weg, wenn Sie ihn nicht selbst gehen möchten.

Wir stehen Ihnen zur Seite.

So erreichen Sie uns

Botschaften-Service
Karl-Liebknecht-Straße 15
10178 Berlin
info@botschaften-service.de
(030) 32 51 60 68
Angebote erhalten Sie immer schriftlich per E-Mail – mit Leistungen, Preis und voraussichtlicher Bearbeitungszeit zum Nachlesen.
Unterlagen: bitte erst nach unserem Angebot senden.
Telefonisch Mo–Fr 9–16 Uhr; Besuch nach Terminvereinbarung.

Klären Sie die Form, bevor Sie Gebühren zahlen.

Nennen Sie uns Zielland und Dokument – Sie erhalten ein Angebot mit Unterlagen, Preis und voraussichtlicher Bearbeitungszeit. Unterlagen senden Sie erst danach.

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