Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Botschaften-Service, Inhaber Ahmed Kamal Maglad, Karl-Liebknecht-Straße 15, 10178 Berlin, Telefon +49 (0)30 32 51 60 68, E-Mail info@botschaften-service.de.

Datenschutzbeauftragter: Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen. Für alle Fragen zum Datenschutz ist der Inhaber Ihr Ansprechpartner.

Hosting: Unsere Website besteht aus statischen Seiten und liegt bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. STRATO verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Zugriffsprotokolle: Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch ein Protokoll: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer) und Browserkennung. Wir brauchen diese Daten, um die Website sicher und fehlerfrei zu betreiben und um zu sehen, welche Seiten tatsächlich genutzt werden (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle sind im Kundenbereich von STRATO rund sechs Wochen abrufbar. Laden wir sie für eine Auswertung herunter, löschen wir diese Kopien spätestens nach einem Jahr.

Unsere Seiten setzen keine Cookies, verwenden keine Analyse- oder Werbedienste und laden keine Schriften, Skripte oder Karten von fremden Servern. Es findet daher auch keine Speicherung oder Auslesung von Informationen auf Ihrem Gerät nach § 25 TDDDG statt.

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen lit. f). Unsere E-Mails liegen bei STRATO (Abschnitt 2).

Unverschlüsselte E-Mail: Eine E-Mail wird in der Regel unverschlüsselt übertragen. Senden Sie uns vertrauliche Unterlagen wie Pass- oder Urkundenkopien deshalb nur, wenn wir darum bitten, oder wählen Sie einen anderen Weg (Post, persönliche Abgabe).

Online-Auftrag: Das Formular „Auftrag erteilen“ arbeitet nur in Ihrem Browser. Es überträgt und speichert nichts; Ihre Angaben erreichen uns erst, wenn Sie uns den unterschriebenen Ausdruck senden.

Auftragsdaten: Für die Durchführung eines Auftrags verarbeiten wir die Angaben aus dem Auftrag und den Unterlagen:

• Auftraggeber: Firma oder Name, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
• Dokumente: Art, Anzahl, Bestimmungsland und die Angaben in den Dokumenten selbst;
• Reisende (Visum): Name, Passnummer, Visumart und die Angaben, die das Zielland im Antrag verlangt.

Rechtsgrundlage: Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (lit. c). Sind die Reisenden nicht selbst unsere Auftraggeber (z. B. Mitarbeiter eines Unternehmens), verarbeiten wir ihre Daten im berechtigten Interesse unseres Auftraggebers an der Visumbeschaffung (lit. f); der Auftraggeber informiert sie darüber.

Besondere Daten: Verlangt ein Zielland für ein Visum Angaben, aus denen etwa Religion, Herkunft oder Gesundheit hervorgehen, oder biometrische Daten, übermitteln wir diese nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Formular „Einwilligung in die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland“).

Bereitstellung: Die Angaben sind für den Vertrag erforderlich. Ohne sie können wir den Auftrag nicht ausführen.

Auftragsverwaltung: Wir erfassen Aufträge in unserer Auftragsverwaltung auf eigenen Rechnern in unserem Büro. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall oder ein Profiling findet nicht statt.

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Auftrag nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

• Botschaften, Konsulate und Behörden, bei denen wir Ihre Dokumente oder Anträge einreichen;
• Übersetzer, soweit Sie eine Übersetzung beauftragen;
• Post-, Kurier- und Versanddienstleister für den Versand der Unterlagen;
• unsere Bank für die Zahlung;
• unsere Steuerberatung und Finanzbehörden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten;
• STRATO als Auftragsverarbeiter für Website und E-Mail.

Verkauf oder Werbung: Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Beantragen Sie eine Legalisierung oder ein Visum für einen Staat außerhalb der Europäischen Union, gehen die dafür nötigen Daten an dessen Vertretung und Behörden. Für viele dieser Staaten gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und keine geeigneten Garantien; Ihre Rechte lassen sich dort möglicherweise nicht in gleicher Weise durchsetzen. Die Übermittlung ist für die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder in Ihrem Interesse erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. b und c DSGVO); für besondere Daten holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir löschen Daten, sobald wir sie nicht mehr brauchen und keine Aufbewahrungspflicht besteht:

• Anfragen ohne Auftrag: nach Abschluss der Anfrage, spätestens nach einem Jahr;
• Auftragsdaten: bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Auftrag (in der Regel drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Auftrag abgeschlossen wurde);
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe einschließlich E-Mails mit Anhängen: sechs Jahre (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch);
• Zugriffsprotokolle: wie in Abschnitt 2.

Originale: Ihre Originalunterlagen senden wir nach Abschluss zurück (AGB § 7).

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dafür formlos an die Anschrift in Abschnitt 1.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, mailbox@datenschutz-berlin.de.

Widerspruch: Verarbeiten wir Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.